BusinessFile: archiviazione digitale dei documenti.

Un’azienda moderna necessita di strumenti informatici efficienti ed efficaci, in grado di fornire architetture informative sempre più complete che consentano da un lato, di gestire ed organizzare l’enorme quantità di informazioni generate e ricevute quotidianamente, dall’altro, di ricercare ed ottenere i documenti desiderati indipendentemente dal luogo dove questi sono stati memorizzati. L’adozione di Business File permette di raggiungere i seguenti benefici:
risparmio: notevole riduzione dei documenti stampati su carta e minori costi di gestione connessi alla conservazione fisica degli archivi
efficienza: maggiore velocità e precisione a supporto dei flussi di lavoro
produttività: drastica riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni, ricerca estesa dei documenti archiviati a supporto dei processi lavorativi
sicurezza: gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati

Business File può essere installato in modo complementare a Business.NET ERP Aziendale o integrato a qualsiasi altro ERP o software gestionale.

 

le Piccole Medie Imprese possono ottenere numerosi vantaggi e benefici Con l’adozione  di Business File il modulo per l’archiviazione elettronica dei documenti: risparmio, grazie alla riduzione dei documenti cartacei e dei costi di gestione degli archivi; produttività, grazie alla riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni; sicurezza, grazie ad un archivio digitale facile da proteggere e conservare il quale può essere fruibile con livelli di accesso differenziati per i vari utenti. busfile1
busfile2 Business File consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere qualsiasi tipo di file o di documento, sia in rete locale che tramite internet. Il software se integrato con Business, consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti prodotti dal sistema ERP. Collegato ad uno o più scanner, consente di indicizzare e memorizzare i documenti cartacei.
Business File visualizza i documenti con un visualizzatore integrato, che supporta il formato PDF e tutti i più diffusi formati grafici: TIF multi pagina, GIF, JPG, JPEG, BMP, oppure con un programma esterno associato al documento. Business File, una volta individuato il documento elettronico archiviato, permette di preparare automaticamente un messaggio di posta elettronica che include il documento come allegato. busfile3
busfile4 L’integrazione di Business File con il programma ERP Business Linea Net prevede tabelle di base predefinite legate ad alcuni oggetti provenienti dal gestionale, quali ad esempio le anagrafiche clienti, fornitori e articoli. Il sistema viene fornito con una serie di categorie preconfigurate che rispecchiano i tipici documenti di Business, quali ad esempio impegni cliente, ordini fornitore, DDT ricevuti ed emessi, fatture immediate, registrazioni di prima nota. È possibile creare nuove categorie di documenti, aggiungere campi personalizzati per ogni categoria e personalizzare l’interfaccia di indicizzazione.
In fase di archiviazione Business File è in grado di popolare automaticamente i campi di una categoria definiti dall’utente prelevandoli dall’oggetto di Business (ad esempio, nel caso di una registrazione contabile di una fattura ricevuta, il sistema consente di popolare nella categoria i riferimenti della registrazione, i dati del fornitore e della partita). busfile5
busfile6 Per i documenti di origine esterna a Business, l’utente può selezionare manualmente i documenti elettronici da associare all’oggetto, mentre per quelli prodotti da Business (ad esempio le fatture attive o gli impegni/ordini), il sistema consente di procedere in automatico alla generazione del documento in formato PDF ed alla sua archiviazione con la possibilità di scegliere in fase di parametrizzazione il report da utilizzare